关于开展2011年出版物发行单位年度核验工作的通知
新闻出版总署
关于开展2011年出版物发行单位年度核验工作的通知
新出字〔2010〕523号
各省、自治区、直辖市新闻出版局，新疆生产建设兵团新闻出版局，解放军总政治部宣传部新闻出版局：
2010年全国出版物发行单位年度核验工作已顺利完成。根据年度核验数据，截至2009年年底，全国共有各类发行单位108486家，其中，总发行企业77家，批发企业8285家，零售单位99732家，全国性出版物连锁经营企业22家，区域性出版物连锁经营企业107家，外商投资出版物分销企业51家，网上书店70家，读者俱乐部142家。在这次年度核验中，共有3412家被暂缓通过年度核验，2755家被注销登记。总体看，2010年全国出版物发行单位年度核验工作进展顺利并达到了预期目的。其中，北京、天津、辽宁、黑龙江、山西、江苏、安徽、江西、河南、湖北、广东、广西、重庆、四川、甘肃等15个省（区、市）按时报送了年度核验数据，提交了高质量的总结报告，年度核验工作认真细致。
为更好地开展2011年出版物发行单位年度核验工作，现就有关年度核验事项通知如下：
一、年度核验工作的指导思想
全面贯彻落实党的十七大和十七届五中全会精神，深入学习实践科学发展观，按照“高举旗帜、围绕大局、服务人民、改革创新”的总体要求，围绕建设新闻出版强国，深化国有发行体制改革，科学管理，强化服务。通过“十二五”开局之年的年度核验工作，掌握发行业发展的基本情况，为实施“十二五”规划打好基础；完善宏观调控机制，建立完善规模以上发行企业数据库；规范出版物市场秩序，对严重违规、不符合资格条件的发行单位坚决不予通过年度核验，推动发行业又好又快发展。
二、年度核验工作的范围和时间
参加年度核验的单位为领取《出版物经营许可证》的发行企业、单位及个人，含2010年新批准设立的发行单位。
发行单位年度核验工作应在2011年3月31日前完成。如有特殊情况，各地可视情况适当延长，但不得超过一个月。
三、年度核验工作的组织实施
（一）新闻出版总署负责出版物总发行企业、全国性出版物连锁经营企业和外商投资出版物分销企业的年度核验工作。
（二）省级新闻出版行政部门负责本行政区域内出版物批发企业、本省（区、市）内出版物连锁经营企业、网上书店和跨省（区、市）发展会员的书友会、读者俱乐部等组织机构的年度核验工作。
（三）县级新闻出版行政部门负责本行政区域内的出版物零售单位及在本省（区、市）内发展会员的书友会、读者俱乐部等组织机构的年度核验工作。
四、年度核验工作的主要内容
（一）检查企业2010年1月1日至2010年12月31日一年来是否有违反国家法律、法规及各项发行管理规定的行为，有无被处罚记录。如存在上述问题应督促企业及时查找原因，制订整改措施。
（二）按照《出版物市场管理规定》，检查发行单位是否仍具备从事出版物发行业务的各项基本条件。
（三）总结发行单位2010年一年来的经营状况，包括出版物发行品种、数量、销售收入、利润总额、纳税总额及库存等情况。
五、核验单位需报送的材料
（一）《2011年发行单位年度核验登记表》（附件1，发行单位填报）。
（二）发行单位的年度总结（包括自查报告）。
（三）《出版物经营许可证（副本）》和《营业执照（副本）》复印件。
（四）《外商投资企业批准证书》复印件（外商投资出版物分销企业须提供）。
（五）法定代表人或主要负责人出版物发行员职业资格证书以及新闻出版总署认可的与出版物发行专业相关的技术资格证书复印件。
（六）网上年度核验填报回执。出版物总发行企业、批发企业、全国和区域出版物连锁经营企业、外商投资出版物分销企业、网上书店、营业面积5000平方米以上（含5000平方米）的零售单位须登陆新闻出版总署出版物发行单位年度核验系统（www.gapp.gov.cn），填报数据后自动生成年度核验回执。
（七）其他有关材料。
上述有关文字材料和报表一式三份，由负责年度核验的新闻出版行政部门及上一级新闻出版行政部门、发行单位分别留存一份。
新闻出版总署直接负责年度核验的企业（出版物总发行企业、全国性出版物连锁经营企业和外商投资出版物分销企业），材料一式三份，一份报新闻出版总署，其余二份分别由省级新闻出版行政部门和发行单位留存。
六、年度核验的条件
（一）准予年度核验。
对符合《出版物市场管理规定》、《外商投资图书、报纸、期刊分销企业管理办法》规定的资格条件，无违反发行管理法规规章行为的，按规定向新闻出版行政部门及统计部门报送数据，在规定时间内递交年度总结（包括自查报告）和《2011年发行单位年度核验登记表》的企业，准予核验。对通过核验的，在其《出版物经营许可证（副本）》上加盖年度核验戳记后，企业取得继续从事出版物经营活动的资格。
（二）有下列情形之一的，须暂缓年度核验。
1．经核验发现有违法行为应予处罚的；
2．正在限期停业整顿的；
3．法定代表人或主要负责人未按规定取得出版物发行员职业资格的；
4．未按规定报送统计报表的；
5. 不能在规定时间内递交年度核验材料的；
6. 报送的核验材料经查与事实不符的。
暂缓年度核验的期限由各省（区、市）新闻出版局确定，最长不超过6个月。暂缓年度核验的企业应进行认真整改，待问题得到解决后，写出申请，报所在地新闻出版行政部门审批。缓验期满，按本通知规定重新办理年度核验。
（三）有下列情形之一的，不予年度核验。
1．违法行为被查处后拒不改正或者没有明显整改效果的；
2．已经不具备《出版物市场管理规定》和《外商投资图书、报纸、期刊分销企业管理办法》规定的资格条件的。
未通过年度核验的发行单位，不得继续从事出版物经营活动，由原审批的新闻出版行政部门收回《出版物经营许可证》。
不按规定参加年度核验的发行单位，省级新闻出版行政部门在规定的年度核验时间结束后一个月内向其送达年度核验催告函。经催告一个月内仍未参加年度核验的，由原审批的新闻出版行政部门注销登记。
七、年度核验的重点
（一）进一步完善网络书店的管理。
各地要把本次年度核验工作与当前正在开展的打击侵犯知识产权和制售假冒伪劣商品专项行动紧密结合，按照《新闻出版总署、国家版权局、全国“扫黄打非”工作小组关于打击侵犯知识产权和制售假冒伪劣商品专项行动及进一步做好使用正版软件工作的通知》和《关于促进出版物网络发行健康发展的通知》（新出字〔2010〕520号）的要求，严把准入关，坚持网络发行单位实名注册和证照公示制度，对所辖区域内网络书店进行摸底排查，开展法规培训，建立网络书店违规档案。
切实加强对总发行企业和全国性出版物连锁经营企业的监管。
总发行企业和全国性出版物连锁经营企业的年度核验工作由新闻出版总署印刷发行管理司直接负责。为进一步增强年度核验的针对性和有效性，全面了解企业经营活动情况，发挥各地监督管理职能，此次年度核验新增了《2011年总发行企业年度核验征求意见表》和《2011年全国性出版物连锁经营企业年度核验登记表》（见附件2、3），请各地结合日常监管工作对89家总发行企业和26家全国性出版物连锁经营企业按照“好、中、差”进行评价。对各地反映存在违规行为的企业，新闻出版总署印刷发行管理司将认真调查，经调查违规事实确凿的，将暂缓年度核验或者不予通过年度核验。
（三）开展农村出版物发行网点建设调研。
各地要结合年度核验工作进一步落实全国农村出版物发行网点建设经验交流会精神和要求，组织开展本辖区内农村发行网点情况专题调研，在全面普查的基础上，摸清底数，找准本地区农村发行网点建设的重点和难点，明确工作思路，制定具体措施。并将有关数据填入《2011年发行单位年度核验情况汇总表》（见附件4）。全国农村出版物发行网点建设经验交流会上要求各地在2011年1月底前提交本地区农村发行网点建设情况调研报告，调研报告报送时间可顺延至年度核验工作结束，但最迟不得晚于2011年3月31日。
（四）做好规模以上发行企业数据填报工作。
为进一步完善规模以上发行企业数据库，全面、准确掌握企业情况，出版物总发行企业、批发企业、全国和区域出版物连锁经营企业、外商投资出版物分销企业、网上书店、营业面积5000平方米以上（含5000平方米）的零售单位须登陆总署出版物发行单位年度核验系统填报数据。各地要组织本辖区内企业按时认真填报数据，并安排专人做好数据审核工作。
八、年度核验的工作程序
（一）参加年度核验的出版物发行单位，应按照通知要求认真进行年度总结，写出年度总结（包括自查报告），填写《2011年发行单位年度核验登记表》，并于2011年2月15日前将年度总结（包括自查报告）、《2011年发行单位年度核验登记表》及有关材料报至新闻出版行政部门。
（二）各级新闻出版行政部门须于2011年3月31日前审核完毕所负责单位的自查报告和核验表。对审核通过的发行单位，在其《出版物经营许可证（副本）》年度核验栏内加盖印鉴。对需参加网上年度核验的单位，要同时上网确认其是否已正确填报有关数据，并对通过年度核验的单位在网上给予确认。
（三）新闻出版总署直接负责年度核验的企业（出版物总发行企业、全国性出版物连锁经营企业和外商投资出版物分销企业）将年度核验材料报送至所在省（区、市）新闻出版局，各省（区、市）新闻出版局进行审核后，于2011年3月31日前，统一报送总署，由新闻出版总署审核批复。通过年度核验的出版物总发行企业、全国性出版物连锁经营企业持批复件到新闻出版总署印刷发行管理司办理年度核验登记手续；外商投资出版物分销企业持批复件到所在地省（区、市）新闻出版局办理年度核验登记手续。
（四）年度核验工作结束后，新闻出版行政部门应逐级上报年度核验工作总结报告和《2011年发行单位年度核验情况汇总表》（附件4），并附送暂缓年度核验、不予年度核验的出版物发行单位名单。
（五）各省（区、市）新闻出版局务必于2011年3月31日前，将年度核验工作总结、《2011年总发行企业年度核验征求意见表》、《2011年全国性出版物连锁经营企业年度核验登记表》和《2011年发行单位年度核验情况汇总表》报送总署。年度核验工作总结应包括：1.核验工作开展的过程；2.出版物发行单位数量和结构发生的变化及原因；3.出版物市场呈现的新特点、新问题；4.年度核验中发现的主要问题；5.暂缓年度核验和不予年度核验单位存在的主要问题及处理情况；6.对出版物发行业发展采取的措施和建议等。
请各省（区、市）新闻出版局认真按照本通知要求，组织好本辖区出版物发行单位的年度核验，将年度核验工作与诚信体系建设等工作有效结合起来，突出重点，加大服务，提高年度核验工作质量，强化日常管理手段。各出版物发行单位要认真准备有关材料，准确、翔实填写有关数据。各级新闻出版行政部门要认真审核材料，严格把关，并对有关材料进行分析、汇总。年度核验结束后，新闻出版总署将对各地开展年度核验工作的情况进行评估和抽查。对认真开展年度核验工作、创新管理的地区进行表彰；对不按时开展年度核验工作、不按要求报送工作总结、不认真审核数据的地区给予通报批评。
各地在开展2011年出版物发行单位年度核验工作中遇到有关问题和情况，可随时与总署印刷发行管理司联系。
附件： 1.2011年发行单位年度核验登记表
http://www.gapp.gov.cn/cms/cms/upload/info/201012/708157/129257243084297436.doc
2.2011年总发行企业年度核验征求意见表
http://www.gapp.gov.cn/cms/cms/upload/info/201012/708157/129257244777421163.doc
3.2011年全国性出版物连锁经营企业年度核验征求意见表
http://www.gapp.gov.cn/cms/cms/upload/info/201012/708157/129257246676496073.doc
4.2011年发行单位年度核验情况汇总表
http://www.gapp.gov.cn/cms/cms/upload/info/201012/708157/129257248036645698.doc
（联系人：吕晓清、何彬
联系电话：010-83138701、83138702
电子信箱：yinshuafaxingfxshch@yahoo.com.cn）
新闻出版总署
二○一○年十二月十日
档案管理软件功能要求暂行规定
国家档案局
档案管理软件功能要求暂行规定
(2001年6月5日发布施行)
第一章 总 则
第一条 为适应档案管理现代化需要，规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，制定本规定。
第二条 本规定所称的档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。
第三条 档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。
第二章 基本要求
第四条 档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。
第五条 档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。
第六条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。
第七条 档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。
第八条 档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。
第九条 档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。
第三章 数据管理功能
第十条 数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。
第十一条 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。
第十二条 数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。
第十三条 系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。
具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。
具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。
第十四条 各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。
本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。
确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。
第四章 整理编目功能
第十五条 整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。
第十六条 整理编目模块应能满足下列主要要求：
（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；
（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；
（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；
（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；
（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。
第五章 检索查询功能
第十七条 检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。
第十八条 检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。
第十九条 检索查询模块应能满足下列主要要求：
（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；
（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；
（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。
第二十条 借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。
第六章 辅助实体管理功能
第二十一条 辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。
第二十二条 辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：
(一)对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；
(二)对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。
第七章 安全保密功能
第二十三条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。
第二十四条 系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。
第二十五条 数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。
第二十六条 系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。
第八章 系统维护功能
第二十七条 系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。
第二十八条 用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。
第二十九条 系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。
第三十条 系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。
第九章 附 则
第三十一条 各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。
第三十二条 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门对本行政区域内档案管理软件的开发、鉴定和使用加强监督与指导。
第三十三条 本规定由国家档案局负责解释。
第三十四条 本规定自发布之日起施行。
