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加强电子文件归档工作的思考/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-07-23 01:55:10  浏览:8052   来源:法律资料网
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加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


  随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,如何保障电子文肪有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

  电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中,密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际,将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

  1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时,档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。

  2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

  必须强调的是:无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性;同时,档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

  1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容;保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠;对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性;能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

  2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

  3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用;保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

  4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前,将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交;有条件的单位,负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内,将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

  对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件,应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上,还应当具体注明相应的密级与保密期限,并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

  电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者,另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

  从某种意义上说,电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平。

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中华人民共和国政府和蒙古人民共和国政府关于恢复设立蒙古人民共和国驻中华人民共和国呼和浩特总领事馆的协定

中国政府 蒙古人民共和国政府


中华人民共和国政府和蒙古人民共和国政府关于恢复设立蒙古人民共和国驻中华人民共和国呼和浩特总领事馆的协定


(签订日期1989年3月30日 生效日期1989年3月30日)
  中华人民共和国政府和蒙古人民共和国政府本着发展两国的友好关系和扩大领事关系与合作的愿望,就恢复设立蒙古人民共和国驻中华人民共和国呼和浩特总领事馆事议定如下:

 一、蒙古人民共和国政府恢复设立驻中华人民共和国呼和浩特总领事馆。中华人民共和国政府保留在蒙古人民共和国设立总领事馆的权利。

 二、蒙古人民共和国驻呼和浩特总领事馆的领区为中华人民共和国内蒙古自治区。

 三、两国政府各自根据本国的法律和规章,为对方总领事馆的设立和领事职务的执行,给以一切可能的协助。

 四、中华人民共和国政府和蒙古人民共和国政府本着相互谅解和合作精神,根据双方的条约和协定以及国际惯例,协商解决两国间领事关系的所有问题。

 五、本协定自签字之日起生效。
  本协定于一九八九年三月三十日在北京签订,一式两份,每份均以蒙文和中文写成,两种文本具有同等效力。

  中华人民共和国政府          蒙古人民共和国政府
    代   表              代   表
     钱其琛              策·贡布苏伦
    (签字)               (签字)

南通市人民政府关于印发《南通市市级部门预算编制管理办法(试行)》的通知

江苏省南通市人民政府


市政府关于印发《南通市市级部门预算编制管理办法(试行)》的通知

通政发〔2004〕95号




市各委、办、局,市各直属单位:

  《南通市市级部门预算编制管理办法(试行)》已经2004年9月30日市政府第31次常务会议审议通过,现予印发,请认真贯彻执行。



二○○四年十月二十七日



南通市市级部门预算编制管理办法(试行)

第一章 总则

  第一条 为深化预算改革,促进部门预算编制的制度化、规范化、科学化,提高部门预算管理水平,依据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国预算法实施条例》及其他有关规定,制定本办法。

  第二条 本市市级部门(含下属单位,下同)预算的编制管理,适用本办法。

  第三条 市级部门预算编制管理遵循以下原则:

  (一)优先保障原则。财力安排优先保障机关事业单位职工工资性支出和党政机构正常运转资金的需要,重点安排市委、市政府确定的事关经济社会协调发展的重大项目资金。运转资金的安排应符合艰苦奋斗、厉行节约的要求。

  (二)综合预算原则。统筹预算内外财力,严格按照有关规定,统一编制、统一管理、统筹安排各单位预算内、外资金和其他各项收支。

  (三)零基预算原则。预算安排不受往年基数影响,在核定各部门的人员、资产情况的基础上,按规定确定各部门的人员支出,按定员定额标准核定各部门的公用支出,在可行性论证基础上视财力可能按轻重缓急核定项目支出。

  (四)收支平衡原则。量入为出、量力而行,既体现实际需要,又考虑财力可能,综合平衡,不编赤字预算。

  (五)刚性约束原则。经市人民代表大会审议批准的部门预算具有法定效力,部门必须认真执行,维护预算管理的严肃性。

  (六)绩效评价原则。加强预算执行的考核管理,构建预算绩效评价指标体系,提高财政性资金使用效益。

  第四条 市级部门预算按以下要求编制:

  (一)早编细编。每年4月开始编制下年度的预算,10月底前报市政府常务会审定。预算编制到市级各部门,细化到各项目。

  (二)严谨求实。在充分调研的基础上实事求是地制定年度预算编制办法,全面编制各部门的收支预算,确保预算的真实性和准确性。

  (三)科学规范。按照科学规律,采用科学的方式、方法编制部门预算,不断总结完善,实现编制全过程的制度化、规范化。

  (四)公开透明。预算编制的各项政策、标准、方法和结果公开、透明,便于监督。

  第五条 市财政局的预算编制管理职责是:

  (一)根据法定的预算管理职权,统一管理市级部门预算的编制工作;

  (二)负责审核编制市级各部门预算草案,批复市级部门预算;

  (三)组织和监督市级部门预算的执行,依法向市人大、市政府报告部门预算执行情况,对随意突破部门预算的行为依法进行调查处理。

  第六条 市级各部门的预算编制管理职责是:

  (一)具体负责编制汇总本部门年度预算,按照市财政局批复的预算及时下达所属预算单位的年度预算,组织监督本部门预算的执行;

  (二)按照规定组织预算内外收入;

  (三)按照市财政局要求定期报告部门预算资金的使用管理情况;

  (四)接受市财政、审计等部门的财务监督。


第二章 预算编制程序、内容和方法

  第七条 市级部门预算按照以下程序编制:

  (一)市级各部门按照年度部门预算编制办法和要求,编制本部门年度收支预算方案,于8月底前报送市财政局,同时报送有关本部门概况、事业发展计划、年度工作安排、主要收支项目等情况的说明材料,作为预算审核、批准的基础参考资料。

  (二)市财政局根据市委、市政府的工作目标和市本级预算内外财力来源情况,审核部门报送的年度收支预算方案,形成部门预算送审方案,于10月底前报市政府审定后,下达部门预算控制数。

  (三)市级各部门在市财政局下达的部门预算控制数以内,汇总编报本部门年度收支预算计划,于11月底前报送市财政局。

  (四)市财政局对各部门报送的年度收支预算计划进行综合平衡,提出年度部门预算草案,报市政府审定后提交市人民代表大会审议。市财政局在市人民代表大会审议批准预算后1个月内,将部门预算下达到市级各部门。

  第八条 收入预算的编制。市级各部门根据国家、省、市各项非税收入的规定,考虑影响收入的有关因素,实事求是地预测、编制年度收入预算。

  除因国家取消收费项目、降低收费标准、缩小收费范围等政策性减收外,年度收入预算一般不得低于上年收入预算数。

  第九条 经费来源预算的编制。部门预算的经费来源包括财政预算内拨款、财政预算外拨款、单位其他资金、非税收入结余结转四部分。经费来源预算按以下方法分别编制:

  (一)纳入预算内外管理的非税收入按本办法第八条和政府有关文件规定的可用收入数编制。

  (二)单位其他资金原则上按不低于上年预算数编制。

  (三)非税收入结余结转根据上上年度非税收入超收可用财力结余在财政的指标数编制。

  (四)财政预算内经费拨款(补助)根据年度支出预算数,结合本单位年度工作安排、可用非税收入及单位其他可抵顶收入,按先预算外后预算内的顺序编制。

  第十条 支出预算的编制。支出预算包括基本支出预算、项目支出预算、上缴上级支出预算、对附属单位补助支出预算、事业单位经营支出预算、不可预见费预算六部分。支出预算按以下方法分别编制:

  (一)基本支出预算是市级各部门为保障机构正常运转、完成日常工作任务而编制的年度基本支出计划。基本支出预算应依托部门基础信息资料,根据国家、省、市的有关工资政策和定员定额标准编制。

  (二)项目支出预算是市级各部门为完成特定的行政工作任务或事业发展计划,编制的年度项目支出计划。项目支出包括经常性项目支出、基本建设和大修理项目支出、大型会议项目支出、大型资产和器材购置项目支出、其他项目支出、政府性基金项目支出。市级各部门应根据国家、省、市的有关法律法规及规章制度、事业发展总体规划提出项目支出计划。项目支出计划必须首先保证中央、省下达项目资金的配套和市委、市政府已定项目的安排;其次考虑符合事业发展规划的重大项目,并按轻重缓急排序;最后安排其他一般性项目。各部门必须按照项目支出预算管理办法(具体由财政局另定)的规定,对提出的项目进行筛选、分类,其中基本建设和大修理、政府性基金项目支出应在进行可行性论证后,分别填报项目申报文本等,经主管部门审核、汇总后,与年度收支预算方案同时报送市财政局。项目支出计划应经分管市领导审核和平衡,确保重大项目需要。

  (三)上缴上级支出预算是市级各部门根据中央、省政策规定在财政体制结算之外编制的上缴上级年度支出计划。上缴上级支出预算应根据中央、省规定的比例或定额进行编制。

  (四)对附属单位补助支出预算是市级主管部门根据部门预算编制办法编制的年度对下属事业单位(含差、定补事业单位)补助支出计划。对附属单位补助支出预算应根据市财政局年度部门预算编制办法的规定进行编制。

  (五)事业单位经营支出预算是事业单位在专业活动及辅助活动之外开展非独立核算经营活动编制的年度成本性支出计划。事业单位经营支出预算应与经营收入相配比进行编制。

  (六)不可预见费预算是市级主管部门(含自收自支事业单位)为确保部门预算顺利执行编制的年度机动支出计划。不可预见费预算根据年度部门预算编制办法的规定进行编报。

  支出预算中属于政府采购支出项目的,应在报送部门年度收支预算计划时同时报送政府采购预算。

第三章 预算调整

  第十一条 市级各部门必须严格执行年度收支预算,强化预算约束,增强工作的严肃性。在执行部门预算过程中,凡属部门预算开支范围以内的经费事项,由各部门自求平衡,支出预算不予追加。

  第十二条 对国家、省、市政策性增加工资、机构调整职能整合、成建制增人等部门预算开支范围以外的正常性经费事项,由增支部门直接向市财政局申报,市财政局按规定测算提出初步安排意见,报市政府审定后予以追加支出预算。市财政局与部门同时调增部门预算。

  第十三条 预算执行过程中遇有突发性事件等急需、特殊支出事项,经市政府批准动用总预备费的,追加部门支出预算。市财政局与部门同时调增部门预算。

  第十四条 市级各部门对部门预算安排的不可预见费应在系统内统筹安排,综合平衡,上半年原则上不得动用,年终将动用情况按项目报市财政局。市财政局与部门同时调整部门预算。

  第十五条 对市财政局转下达的省专项经费预算、经市政府批准的政府专项支出预算,市财政局与部门根据经费预算文件同时调增部门预算。

  第十六条 各部门组织非税收入超收增加的财力,当年原则上不予追加支出预算,其中30%政府统筹,20%的奖励由市财政局在次年初一次性追加单位支出预算,50%列入下下年度的部门预算财力来源。超收收入中成本性开支较大的,由超收单位在当年10月底前向市财政局申报追加成本预算,市财政局核准后予以追加当年预算。

  因政策调整等原因导致非税收入短收或实际银行贷款数小于预算的,由部门在12月底前向市财政局申报,市财政局核准后,相应调减当年预算。

  第十七条 建立健全项目经费会计核算制度。 各部门基本支出不得挤占项目支出,项目支出应确保专款专用,原则上不得擅自变更;因客观原因确需变更且变动金额较大的,由预算单位申请,主管部门审核,市财政局审批予以调整。

  第十八条 年终决算前,市财政局与部门核对年度预算调整情况。

第四章 监督检查

  第十九条 市财政局对部门预算的执行情况,应当定期进行监督检查,及时纠正执行中的偏差,并对项目预算的实施认真进行绩效考评。

  第二十条 各部门重大项目经费支出和不可预见费用的大额支出应征得分管市领导同意,提高经费支出的合理性和科学性。

  各部门对本部门预算的执行情况,应当定期进行本级及所属单位的内部审计监督检查。

  第二十一条 市审计局对同级财政及部门预算的执行情况,应当加强审计监督检查,并向市政府作出报告。

第五章 附则

  第二十二条 本办法由市财政局负责解释。

  第二十三条 本办法自2004年12月1日起施行。